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仕事で優先順位をつける「本当の方法」と大事なポイント4つ【周りを巻き込むことが大事】

2021年3月1日

仕事で優先順位をつける「本当の方法」と大事なポイント4つ【周りを巻き込むことが大事】

お悩み

  • 優先順位がつけられない
  • 仕事が終わらない
  • やりたいことができない

こんな悩みにお答えします。

仕事をする時は、あらかじめ段取りを決めて作業に入ると思いますが、優先順位をつけられていないと段取りが意味をなくします。

頭の中でパパッと整理できると良いのですが、慣れていないとうまくいかないものです。
仕事量が多いと尚更パニックになるでしょう。

社会人は仕事をこなしてナンボ。優先順位のつけ方を知らないと、どんどん置いていかれます。
仕事が遅い・仕事ができないレッテルを貼られたくはないですよね。

そこで今回は、「仕事における優先順位をつける本当の方法」を解説いたします。

記事の内容

  • 【仕事】優先順位をつける本当の方法
  • 【仕事】優先順位をつけるために大事な2つのこと
  • 【仕事】優先順位をつけることは、成長につながる

本記事を読むことで、優先順位の付け方が分かり、仕事の効率が上がります。素早く仕事を片付けられれば、あなたの社内評価が上がるので、出世を狙っている方は是非参考にしてくださいね。

仕事の優先順位をつける本当の方法

優先順位をつける本当の方法

思い返してほしいのですが、いつも目の前の仕事ばかりに追われていませんか?

たいていの人は、会社に着いて上司から言われたことを言われるがままにやっています。何も考えずに行動していると、振り回されて終わり。

「あれやりたかったけど、また今度でいいか」と自分が本当にしたいことを後回しにしがちです。

目の前の仕事ばかりこなしていても、周りも同じ状態のため、同じ結果しか出せません。当たり前にみんながやっている仕事をいくら頑張ったところで、評価されることはないんです。

+αで何かこなしていかないと、当然他と差を付けるのは難しいですよね。

頭1つ抜け出すには、「正しい優先順位のつけ方」と「取捨選択」がポイントになります。

仕事での正しい優先順位のつけ方

優先順位は下記の4パターンに分けられます。

優先順位4パターン

  • 緊急 ー 重要
  • 緊急でない ー 重要
  • 緊急 ー 重要でない
  • 緊急でない ー 重要でない

例も挙げつつ、図にしてみると以下のような感じ。

正しい優先順位のつけ方

みなさんが会社で日々行っているタスクを上図に落とし込んでみましょう。

「緊急 ー 重要」で一日が終わっている

自分がこなしている仕事を細かく分別すると、ほぼ「緊急 ー 重要」で一日が終わっていませんか?

「当たり前だろ!!」って言われそうですね。笑

しかし、先程も述べたように「当たり前のこと」をやって、評価されるでしょうか?答えは「NO」です。

注意

  • 「緊急ー重要」は毎日こなしている当たり前の仕事
  • 当たり前の仕事は無限にあり、いくらやっても評価はされない

取捨選択で無駄を省く

一日の仕事を分別すると、ほぼ「緊急 ー 重要」で終わっているということが分かりました。

ここで注目して欲しいのが「ほぼ」の部分です。

もう一度図を見てください。下半分のような無益で無駄なこと、してませんかね。

中身の無い会議、タバコ部屋で長い長い世間話等、省こうと思えばいくらでも省けます。

注意

「周りがしているから」という理由は、無駄な時間を増やすだけ。会社は結果が全てです。見切りをつけて、足を引っ張られないようにしてください。

「緊急でない ー 重要」を軸に段取りをする

結果を出すためには、「緊急でないー重要」である仕事を軸に段取りしましょう。

「緊急ー重要」の仕事が大事なのは分かりますが、優先してしまうと他の仕事が入る余地はないですからね。

段取りを組む優先順位は、「緊急でないー重要」>「緊急ー重要」として考えてください。

予め「緊急でないー重要」の仕事をスケジュールに入れておけば、「緊急ー重要」の仕事をこなす際の時間や効率を改善しないといけなくなるので、考えて行動できるようになります。

「目の前のことで精一杯」って人は、まず「緊急ー重要」の仕事を優先しすぎないようにしましょう。

「緊急でない ー 重要」の仕事って何?

「緊急でないー重要」の仕事をこなせばいいと言っても、実際何をしたらいいか分からない人がいるかも。

ヒントは、「自分がやらなくても良いけど、やれば評価される仕事」。

答えは色々考えられますが、どの仕事にも言えるのは「上司の仕事を奪おう」ということです。

会社員というのは残念ながら、自分の役割や役職毎の仕事を全うしても、評価はされないんです。製造する人は製造して当たり前。営業は案件を取ってくるのが当たり前。

すぐには無理かもしれませんが、「緊急でないー重要」の仕事を増やし、アピールしていきましょう。

もし「今の仕事が自分に合ってないのが原因」であるなら、転職の検討が必要です。以下記事で解説しています。

【仕事】優先順位をつけるために大事な4つのポイント

【仕事】優先順位をつけると変わるもの

正しく優先順位をつけるためには大事なことが2つあります。

ポイント①:全部一人でやろうとしない

「全部自分でやった方が早い」って思うかもしれませんが、それでは自分のレベルは上がりません。

自分一人で何もかもやろうとすると...

  • 周りに仕事を任せない → 「緊急 ー 重要」で精一杯になる
  • 「緊急 ー 重要」で精一杯になる → 「緊急でない ー 重要」の仕事ができない
  • 「緊急でない ー 重要」の仕事ができない → 自分のレベルが上がらない 

自分が持っている仕事を他の人に任すのは、今その時点では効率が悪いかもしれませんが、頑張ってできるようになってもらえば、効率は上がります。

そして、任せれるようになったら、自分は「緊急でないー重要」の仕事ができる。win-winですよね。

正しく優先順位をつけるためには、全部一人でやろうとせず、周りを巻き込んでいくことが大事。

ポイント②:完璧を目指さない

資料や報告書等提出するのに「完璧」を目指す人がいますが、ハッキリ言って時間の無駄です。

何故なら、上司の「完璧」とあなたの「完璧」は違うから。完璧だと思って提出しても、返されるのがオチ。

100%になるまで熟考して100%にならないなら、ちゃちゃっと70〜80%に仕上げて、即提出。上司が確認している間に、他の仕事をする。効率的です。

「完璧」にしたものを提出して、修正が入ると精神的にキツイですよね。対して、ある程度の完成度で提出すれば、修正が入っても返ってくるのが分かっているので、気にする必要はありません。

完璧にしようとする人は、総じて仕事が遅いです。仕事が遅いということは、こなせる仕事の量が少ないということ。

優先順位つけるには、順位をつけるための素材(仕事)が必要なので、完璧を捨てるところから始めましょう。

注意

  • 100%の仕事1つよりも、70〜80%の仕事を3つこなす

ポイント③:仕事の効率化を図る

優先順位や段取りがどれだけ良くても、仕事をこなすスピードが遅いと、無駄になってしまいます。

  • 一人でできることを複数人でやっていないか
  • 複数人でやった方が早く片付くものを一人でやっていないか
  • ツールを導入すれば、作業が早くなるのではないか
  • 作業の動線と設備の配置は適切か

もっと効率よく仕事が進まないか、1つ1つの作業を見直しましょう。

仕事が早い人を観察しよう

新人の頃や仕事に慣れていない時は、作業スピードが遅いですよね。覚えるのに精一杯でしょうし、仕方がありません。

しかし、ずっとそのままのスピード感では、役に立たないです。なので、周りにいる作業が早い人をよく観察しましょう。

観察するポイント

  • 視点
  • 思考
  • 行動
  • 意識
  • コツ

もし見ていても分からないのであれば、本人に直接聞いてみるのもアリです。

最初は同じようにできないかもですが、繰り返しやっていけば、身体に染み付いていきますよ。

ポイント④:ミスをしない

どうしようもないものは別として、なるべくケアレスミスは無くさないといけません。

ミスをすると、修正や代替案の準備等で、優先順位なんて吹っ飛んでしまいますから。

特に多いのが「確認不足」。

  • 前の作業者が確認しているだろう
  • 今まで正常だったし、大丈夫だろう
  • 面倒くさいし確認しなくていいや
  • 多分問題ないはず

30秒で終わる確認を怠り、修正に3日かかることだってあります。酷い時は、会社に損害が出るかもしれません。

ミスは誰にでもありますが、極力しないよう努力しましょう。

【必見】仕事でミスが多い人の特徴3つと解決方法2つ【転職もアリ】

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仕事で優先順位をつけることは、成長につながる

【仕事】優先順位をつけることは、成長につながる

今回は以上になります。本記事のポイントを以下にまとめました。

本記事のポイント

  • 仕事で一番優先すべきなのは、「緊急でない ー 重要」
  • 無駄なことは省く
  • 仕事を他の人に任せる
  • 仕事は70〜80%でOK

正しい優先順位をつけれるようになれば、効率良く仕事をこなせます。しかし、前述したようにあなただけじゃなく、周りの力も必要です。

「あなたの仕事力」「周りの仕事力」「優先順位」、これらが成長に繋がるということを意識しておきましょう。

重ねてになりますが、くれぐれも「自分が全部やった方が早い」なんて思わないように。

優先順位以前に、今の仕事に不満がある場合は、転職するのも良いかと。登録すべき転職サイト・転職エージェントは、以下記事でまとめていますので、是非参考にしてください。

【20代社会人が使う】おすすめの転職サイト3選と転職エージェント3選

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